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どんどん増えていく紙の書類をDocuWorksで管理!

経理の合理化を進める上で、紙の文書の管理は避けて通ることができません。

高本税理士事務所では、富士ゼロックスのDocuWorksを活用することにより、 保管している紙の書類が10分の1以下になりました。

スキャナ+DocuWorks+ファイルサーバの組み合わせで、紙の書類をデジタル保管して、原本を保管する必要がある書類だけ、ロッカー等に保管しています。

 

  用意するもの 

 

scansnap 

スキャナ

様々なタイプの製品がありますが、DocuWorks形式もしくはPDF形式でスキャンできるものをお勧めします。

docuworks8 

DocuWorks

文書管理ソフトの定番です。紙の文書はどんどんDocuWorksにスキャンして、デジタルデータで管理します。

CloudService 

クラウドストレージサービス

dropboxdropbox、onedriveOneDrive、googledriveGoogle Driveなど、様々なクラウドストレージが あります。無料保管できる容量に上限があるため、大量に文書を保管する 場合は、注意が必要です。

平成29年6月時点で、GoogleDriveは15Bまで無料、100GBまで250円/月と なっています。
クラウドストレージはセキュリティが不安、というかたは、TeraStation などのファイルサーバを、自社ネットワーク上に置く方法もあります。

 

  セットアップ 

 

お使いのパソコンに、スキャナを接続し、DocuWorks形式でスキャンできるようにセットアップします。

お使いのパソコンに、DocuWorks・クラウドストレージをインストールします。

DocuWorksのリンクフォルダ(※)に、クラウドストレージのフォルダを指定します。
(※)DocuWorksでは、リンクフォルダ機能を使うことで、DocuWorksの文書保管フォルダとして、任意のフォルダを指定することができます。

 

  使い方 

Scanner   docuworks8 businesstrip 
紙の文書を、スキャナでスキャンします。   スキャンした文書を、DocuWorks上で整理します。   整理した文書が、リンクフォルダ(クラウドストレージ)を経由して、社内のDocuWorksがインストールされたPC間で自動的に共有されます。

 

  ペーパーレスのメリット 

 

  • 場所を取らない

  • 探しやすい

  • 社内文書を素早く共有できる

  • 何度でも再利用できる

 

外出先のノートPCやタブレット・スマートフォンに設定しておけば、外出先でも、必要な文書を閲覧する事ができます。

あとで検索しやすいように、あらかじめフォルダ名・ファイル名の取扱ルールを決めておくと良いでしょう。

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